Este manual explica, paso a paso y con imágenes, cómo manejar una escuela deportiva en TuVocalía: alumnos, grupos, asistencia, cobros de mensualidades, profesores, la planificación de los entrenamientos, el desarrollo de cada alumno, las jornadas de evaluación, el club (divisiones formativas) y el portal para las familias. Está actualizado a la versión 17. No necesita saber de computación: siga los números rojos de cada imagen.

1. Cómo usar este manual y quién usa qué

TuVocalía es un sistema en internet: no se instala nada. Se abre en el navegador (Chrome, Edge, Safari) de la computadora o del celular, en la dirección de su escuela.

Cómo leer las imágenes: cada captura tiene círculos rojos con números (1, 2, 3…) y un borde rojo alrededor de la parte importante. Debajo de la imagen está explicado qué es cada número y qué debe hacer ahí.

Palabras que se repiten en el manual:

• Tocar o hacer clic: presionar con el dedo (celular) o con el botón izquierdo del mouse (computadora).

• Menú: la lista de opciones de arriba (en celular se abre con el botón ☰).

• Guardar: el botón verde al final de cada formulario. Si no lo toca, los cambios se pierden.

• Grupo o categoría: un conjunto de alumnos que entrenan juntos con un horario y un profesor (por ejemplo Sub-10 lunes y miércoles).

• Cargo: lo que un alumno debe pagar (mensualidad, matrícula, uniforme…).

• Representante: el padre, madre o persona responsable del alumno.

Quién usa el sistema

Cada persona entra con su propio acceso y ve solo lo que le corresponde.

2. Puesta en marcha de la escuela

La primera vez siga estos 8 pasos en orden. Después, el trabajo diario es solo tomar asistencia y cobrar.

1. Parámetros (sección 5): datos de la escuela, colores, valor de la mensualidad y matrícula, día de cobro, descuento por hermanos y sedes.

2. Profesores (sección 11): regístrelos con su forma de pago y déles su acceso.

3. Grupos y horarios (sección 6): categorías por edad (Sub-8, Sub-10…) o abiertas, con días, horas, cancha, sede y profesor.

4. Alumnos (sección 7): la ficha completa con su representante, o deje que los padres los inscriban por internet (sección 18).

5. Asistencia (sección 8): el profesor toma lista en cada clase desde su celular.

6. Mensualidades (sección 10): se generan solas cada mes con su fecha de vencimiento.

7. Cobros y recibos (sección 10): en efectivo, por transferencia con comprobante o con tarjeta; el recibo sale solo.

8. Evaluaciones (sección 12): jornadas de evaluación, medidas, tests con semáforo, evaluación técnica y el informe de desarrollo para los padres.

Después, cada semana, el profesor planifica sus clases en Entrenamientos (sección 9) y, cuando toca, la escuela hace una jornada de evaluación (sección 12). Si es un club cuyas categorías juegan partidos, active las Divisiones formativas en Parámetros (sección 5).

3. Ingresar al sistema y Mi cuenta

Para entrar necesita el correo y la contraseña que le dio QF Producciones (o la dueña de la escuela). Es la misma pantalla para la dueña, la secretaría y los profesores. Los padres de familia no entran aquí: tienen su propio portal (sección 20).

1. Correo: escriba su correo completo, por ejemplo [email protected].

2. Contraseña: escriba su contraseña. Respete mayúsculas y minúsculas.

3. Ingresar: toque el botón verde. Entrará a la pantalla de Resumen (sección 4).

4. ¿Olvidó su contraseña?: toque este enlace, escriba su correo y le llegará un mensaje para crear una nueva.

5. El portal de la familia: este enlace lleva a la entrada de los padres. Envíeselo a las familias.

Consejo: en el celular, abra la dirección del sistema y elija "Agregar a pantalla de inicio" o "Instalar". Quedará un ícono como cualquier aplicación.

Mi cuenta y seguridad

En el menú de arriba toque Mi cuenta.

• Cambiar mi contraseña: escriba la contraseña actual, luego la nueva dos veces (mínimo 8 caracteres) y toque Cambiar contraseña.

• Doble verificación (recomendada para la dueña): toque Activar doble verificación. Instale en su celular una aplicación de códigos (Google Authenticator o Microsoft Authenticator), escanee el código que aparece y escriba los 6 números. Desde ese momento, además de la contraseña, al ingresar le pedirá esos 6 números, que cambian cada 30 segundos.

• Salir: cuando use una computadora ajena, toque siempre Salir al terminar.

4. La pantalla de Resumen

Es la primera pantalla al ingresar. Muestra de un vistazo cómo va la escuela hoy: quién entrena, cuánto se cobró y quién debe. Para volver aquí desde cualquier lugar, toque Resumen en el menú.

1. Menú principal: Resumen, Alumnos, Grupos y horarios, Asistencia, Entrenamientos, Evaluaciones, Club (si está activado), Pagos, Profesores, Tienda, Bitácora, Parámetros, Usuarios, Mi plan y Mi cuenta. Cada opción tiene su sección en este manual.

2. Barra de la escuela: el nombre de la escuela, el deporte, el enlace ver página pública y su perfil.

3. Cifras: alumnos activos, porcentaje de asistencia de los últimos 30 días, lo cobrado este mes y lo que falta cobrar.

4. Hoy entrenan: los grupos que tienen clase hoy, con horario, sede, número de alumnos y profesor. El botón Tomar asistencia abre la lista de ese grupo (sección 8).

5. Pagos vencidos: los alumnos que deben, cuánto y desde cuándo. Toque el nombre para abrir su ficha. El botón del celular (📲) abre WhatsApp con un recordatorio de pago listo para enviar al representante.

Más abajo aparece la lista de Lesionados, para que los profesores sepan quién no debe entrenar.

Desde la versión 17 el Resumen también muestra los entrenamientos:

1. Entrenamientos: el menú para planificar las clases (sección 9).

2. Club: aparece si la escuela activó las divisiones formativas (sección 13).

3. Clases de la semana planificadas: cuántas de las clases de los próximos 7 días ya tienen plan. Tóquelo para ir al calendario.

4. Plan de hoy: en cada grupo de hoy sale el objetivo de la clase, o el enlace + Planificar la clase de hoy.

5. Parámetros de la escuela

Aquí se ponen los datos fijos de la escuela y los valores que se cobran. Se llenan una sola vez al empezar. Entre por el menú Parámetros. La pantalla tiene 4 partes; cada una tiene su propio botón Guardar.

Datos de la escuela

• Nombre, Ciudad o sector y Deporte.

• Logo: toque Elegir archivo ("Choose File") y seleccione la imagen.

• Color principal y secundario: toque el cuadro de color y elija. Se usan en la página pública, carnets y recibos.

• Contacto, Teléfono o WhatsApp y Correo de la escuela.

• Datos para pagar: banco, tipo y número de cuenta y a nombre de quién. Las familias los ven en su portal y en los recibos.

Cobros

• Mensualidad general ($): el valor normal de la mensualidad. Cada grupo o alumno puede tener su propio valor (secciones 6 y 7).

• Matrícula ($): se cobra una vez, al aprobar un alumno nuevo.

• Día de vencimiento de la mensualidad: por ejemplo 5 = vence el 5 de cada mes.

• Descuento por hermano (%): se aplica solo desde el segundo hijo del mismo representante (misma cédula).

Inscripción en línea

• Marque Inscripción en línea abierta para que los padres llenen la ficha desde la página de la escuela (sección 18).

• En Texto que ven los padres escriba requisitos, horarios y valores.

• Abajo está el Enlace para compartir y el botón WhatsApp para enviarlo.

Sedes

Si la escuela entrena en varios lugares, cree una sede por cada uno: escriba el Nombre y la Dirección en Nueva sede y toque + Agregar sede. Si una sede deja de usarse, desmarque Activa y toque Guardar.

Divisiones formativas (modo club)

Es para clubes y academias cuyas categorías juegan partidos (Sub-10 a Sub-19). Agrega el menú Club y la pestaña Club en la ficha de cada jugador: partidos y minutos, maduración, notas del cuerpo técnico, valoraciones, colegio y enfermería (sección 13). Si su escuela es recreativa, déjelo apagado y el menú queda más simple.

1. Marque Activar las divisiones formativas en esta escuela.

2. Toque Guardar. Si lo apaga después, los datos se conservan.

Si aparece “Su plan actual no incluye esta sección”, hace falta el plan Escuela Completo.

6. Grupos y horarios

Un grupo es un conjunto de alumnos que entrenan juntos: tiene su categoría, su profesor, sus días y su horario. La categoría puede ser Sub-N (por año de nacimiento: en 2026, un niño nacido en 2016 es Sub-10) o abierta (todas las edades). Entre por el menú Grupos y horarios.

Cada tarjeta es un grupo y muestra:

• El nombre y la categoría (por ejemplo "Sub-7 mañana — nacidos 2019–2020").

• Los días y horas, la cancha, la sede, el profesor y cuántos alumnos tiene de su cupo (por ejemplo 7 de 20).

• Botones: Ver alumnos (la lista del grupo), Asistencia (tomar lista, sección 8), Carnets (imprimir los carnets del grupo, sección 15) y Editar.

• Jugar en una liga de TuVocalía (opcional): si una liga que usa TuVocalía tiene un campeonato con inscripciones abiertas, puede inscribir este grupo como equipo: elija el Campeonato, escriba el Nombre del equipo y los datos del Delegado, y toque Enviar solicitud a la liga. Cuando la liga lo aprueba, los alumnos activos del grupo pasan como jugadores con sus fotos y autorizaciones. No es obligatorio.

Crear o editar un grupo

Para crear un grupo baje hasta el final de la pantalla, al formulario + Nuevo grupo. Para cambiar uno existente toque su botón Editar.

1. Nombre: por ejemplo "Sub-10 tarde".

2. Categoría: elija Sub (por año de nacimiento) o Categoría abierta. Si es Sub, escriba entre qué años nacieron los alumnos (un solo año = una sola categoría).

3. Sede y Profesor: elija de las listas (las sedes se crean en Parámetros y los profesores en Profesores).

4. Días de entrenamiento: marque los días (por ejemplo Lun, Mié, Vie).

5. Desde y Hasta: la hora de inicio y fin. Cancha: el nombre de la cancha.

6. Cupo máximo: cuántos alumnos caben (0 = sin límite).

7. Mensualidad de este grupo: déjela vacía para usar la mensualidad general de Parámetros, o escriba otro valor si este grupo paga distinto.

8. Deje marcado Activo y toque Guardar grupo.

7. Alumnos: inscribir y la ficha de cada alumno

Cada alumno tiene una ficha con todo: datos, representante, salud, pagos, asistencia, medidas, tests, evaluación técnica, desarrollo, club e informe. Entre por el menú Alumnos.

1. + Nuevo alumno: abre el formulario de inscripción (vea abajo).

2. Carnets: imprime los carnets (sección 15).

3. Filtros: elija un grupo o escriba el nombre, cédula o representante y toque Buscar. Arriba están las pestañas Activos, Por aprobar (los que se inscribieron por internet, sección 18) y Retirados.

4. Lista: cada alumno con su categoría, grupo, representante y teléfono, porcentaje de asistencia y estado de pagos: Al día (verde) o Vencido (rojo, con lo que debe). Toque el nombre para abrir su ficha.

Inscribir un alumno nuevo

1. Alumno: Nombres (obligatorio), Apellidos, Cédula y Fecha de nacimiento (obligatoria: define la categoría Sub). Luego Género, Posición, Pie hábil, Colegio y Dirección.

2. Grupo: elija el grupo. Si lo deja vacío, el sistema lo asigna solo por la edad.

3. Foto: toque Elegir archivo (en el celular puede tomarla al momento). Marque Se puede publicar su foto solo si el representante lo autoriza.

4. Representante: Nombre, Cédula, Parentesco (madre, padre…), Celular con WhatsApp y Correo. Importante: los hermanos se reconocen por la misma cédula del representante, y así se aplica solo el descuento por hermano.

5. Ficha médica y emergencia (toque para abrir): tipo de sangre, alergias, enfermedades, medicamentos, seguro médico y contacto de emergencia.

6. Pagos del alumno (toque para abrir): Mensualidad especial, Beca (%), Día de vencimiento y Fecha de ingreso, si este alumno paga distinto a los demás.

7. Deje marcado Cobrar matrícula si corresponde, marque Tengo la autorización del representante (Ley de Protección de Datos Personales) y toque Inscribir alumno.

La ficha del alumno

Toque el nombre de un alumno para abrir su ficha. Arriba ve su foto, categoría, edad, grupo, posición, asistencia de los últimos 90 días y si está al día en pagos.

1. Carnet e Informe: atajos para ver o imprimir el carnet (sección 15) y el informe de desarrollo del trimestre.

2. Pestañas de la ficha: Datos, Desarrollo, Club (si está activado), Salud y lesiones, Pagos, Asistencia y diario, Medidas, Tests, Técnica e Informe. Se explican una por una abajo.

3. Portal de la familia: el representante ve en su celular qué entrenó cada día, la asistencia, los pagos, los gráficos de desarrollo, el informe y el carnet de sus hijos, y puede subir el comprobante de pago.

4. Generar acceso para el representante: toque este botón para crear el acceso de la familia. Aparece un mensaje listo para enviar por WhatsApp con las instrucciones (sección 20).

Más abajo en Datos está el mismo formulario de inscripción para corregir cualquier dato (toque Guardar al final). Debajo hay dos botones: Retirar de la escuela (deja de generarle mensualidades; pasa a la pestaña Retirados y se puede Volver a activar) y Anular carnet QR (si perdió el carnet).

Pestaña Desarrollo

Muestra cómo avanza el alumno, con gráficos. Es lo mismo que ven sus padres en el portal (sin las notas internas). Arriba está el botón Informe para imprimir o PDF (vea Pestaña Informe más abajo).

1. Pestaña Desarrollo de la ficha.

2. Cifras: asistencia de los últimos 3 meses, clases y horas entrenadas en el año, en cuántos tests mejoró y cuántas insignias tiene.

3. Insignias: se ganan solas. Asistencia perfecta (no faltó el mes pasado), Constancia (90% o más), Récord personal, Récord de la escuela, Mayor mejora del grupo, Técnica en alza, Meta cumplida y Goleador (en el club).

4. Asistencia por mes: verde desde 85%, amarillo desde 65%, rojo menos.

5. Minutos entrenados por semana, con la línea del promedio.

1. Radar de la categoría: mientras más afuera, mejor que los demás alumnos de su misma categoría (Sub-N) en la escuela. La línea punteada amarilla es el promedio.

2. Tabla de tests: primer y último resultado, cuánto mejoró (▲ verde) o bajó (▼ rojo), y el semáforo: verde = muy bien, amarillo = en el promedio, rojo = por mejorar para su edad.

3. Un gráfico por test: su evolución (azul) contra el promedio de su categoría (amarillo punteado).

1. Radar técnico: la última evaluación (azul), la anterior (gris punteado) y el promedio de su grupo (amarillo).

2. Estrellas de cada habilidad con ▲ o ▼ si cambió, y el comentario del profesor. Abajo están los gráficos de talla, peso e IMC.

Metas personales

Al final de la pestaña se ponen metas concretas para el alumno. Al cumplirlas gana una insignia.

1. Cada meta con su área, la fecha y la barra de avance.

2. Actualizar: mueva el avance, cambie el estado (En curso, Lograda o En pausa), escriba un comentario y toque Guardar. Al llegar a 100% queda Lograda. Borrar la quita.

3. Nueva meta: escríbala (por ejemplo “Controlar orientado con la pierna menos hábil”), elija el área y la fecha. Deje marcado La ven los padres si quiere que la vean.

4. + Agregar meta.

Pestaña Club

Aparece solo si la escuela activó las divisiones formativas (sección 5). Reúne todo lo del jugador en el club.

1. Cifras del año: partidos jugados, como titular, minutos, goles y asistencias, y calificación promedio.

2. Minutos en los últimos partidos: azul si fue titular, gris si entró desde el banco. Al lado, la lista de los últimos partidos.

3. Maduración y crecimiento: cuánto le falta (o hace cuánto pasó) su estirón de crecimiento, a qué edad será y un consejo para el entrenamiento. También cuántos cm crece por año y la estatura adulta estimada. Para calcularlo hace falta la talla sentado en Medidas y la estatura del padre y de la madre (se escriben aquí).

4. Barra: antes del estirón (gris), en el pico (amarillo) o después (verde).

5. Valoración del cuerpo técnico: potencial A, B o C, posición, perfil, fortalezas, lo que debe mejorar y la recomendación. + Nueva valoración agrega otra.

6. Rendimiento escolar: promedio, asistencia y conducta de cada periodo del colegio. + Registrar periodo agrega uno.

7. Notas del cuerpo técnico: cada área (entrenador, preparación física, psicología, nutrición, médico, tutor, dirección) escribe sus notas. Las confidenciales solo las ven la dirección y esa misma área. La familia nunca ve estas notas.

Pestaña Pagos

1. Pendiente: lo que el alumno debe, con su fecha de vencimiento. Los vencidos dicen vencido en rojo. Si la familia envió un comprobante, aparece el enlace comprobante para verlo.

2. Historial: todos los cargos con su estado (Pendiente, Vencido o Pagado con la fecha). Recibo vuelve a imprimir el recibo de un pago; Anular borra un cargo equivocado.

3. Cobrar y emitir recibo: marque lo que va a pagar, elija la forma de pago (efectivo, transferencia…) y toque el botón. Sale el recibo listo para imprimir o enviar (sección 10).

4. Otro cargo: para cobrar algo que no es la mensualidad (matrícula, uniforme, torneo…). Elija el Tipo, escriba la Descripción, el Valor y la fecha en que Vence, y toque Agregar.

Pestaña Asistencia y diario

Arriba muestra a cuántos entrenamientos vino en los últimos 90 días y cada día con su letra (Presente, Tarde, Justificado o Faltó). La asistencia se toma en la sección 8.

1. Próximas clases planificadas de su grupo.

2. Diario de entrenamientos: cada clase con su objetivo, minutos, intensidad, profesor y los ejercicios que hizo.

3. Nota del profesor para este alumno ese día.

4. Fotos de la clase. Los padres ven este mismo diario en su portal.

Pestaña Salud y lesiones

1. Ficha médica: tipo de sangre, alergias, condiciones, medicamentos, seguro y contacto de emergencia (con su teléfono, que se puede tocar para llamar). Se edita en la pestaña Datos → Ficha médica.

2. Registrar lesión: escriba la fecha, la zona (por ejemplo tobillo derecho), el tipo (por ejemplo esguince), los días de baja aproximados y el tratamiento. Toque Guardar. El alumno aparece en Lesionados en el Resumen hasta que toque Dar de alta.

Cada lesión se sigue por fases hasta el alta: reposo, tratamiento, readaptación, vuelta al grupo y alta. Al registrar la lesión puede poner también el diagnóstico y el profesional que lo atiende; con los días de baja se calcula la fecha de regreso.

1. Barra de fases: verde lo ya cumplido, amarillo la fase actual.

2. Regreso estimado: la fecha y cuántos días faltan (avisa si ya pasó).

3. + Anotar avance: elija la fecha, la nueva fase, cambie el regreso estimado si hace falta, escriba el detalle (“ya trota sin dolor”) y toque Guardar. Al elegir la fase Alta, queda dado de alta.

Pestaña Medidas

1. Historial de medidas: peso, talla, cintura, cadera, brazo, muslo, porcentaje de grasa, envergadura e IMC (se calcula solo). Arriba, gráficos de cómo evolucionan el peso y la talla.

2. Nueva medición: escriba la fecha y las medidas que tomaron (no hace falta llenar todas) y toque Guardar.

Si la escuela activó el club (sección 5), la medición pide también la talla sentado: sentado en un banco con la espalda recta, se mide desde el banco hasta la coronilla. Con ella se calcula la maduración (pestaña Club).

Pestaña Tests

Cada tarjeta es un test físico (velocidad 30 metros, saltos, abdominales, flexibilidad, resistencia, conducción, dominio del balón…) con un gráfico de cómo ha mejorado y su mejor marca.

2. Registrar resultado: elija el Test, la fecha, escriba el Resultado y toque Guardar. Para registrar a todo un grupo de una vez use Evaluaciones → Tests (sección 12).

Pestaña Técnica

1. Gráfico de araña: muestra la última evaluación técnica (línea llena) comparada con la anterior (línea punteada), con el comentario del profesor.

2. Nueva evaluación técnica: califique del 1 (por mejorar) al 5 (excelente).

3. Cada habilidad: control, pase, conducción, regate, remate, cabeceo, defensa, visión de juego y actitud. Toque el número; el elegido se pinta de azul. Escriba un comentario si quiere.

4. Guardar evaluación.

Pestaña Informe

El informe de desarrollo reúne lo del trimestre: asistencia, horas entrenadas, insignias, los gráficos de tests comparados con su categoría, la evaluación técnica, qué tipo de ejercicios entrenó, las medidas, las metas y el comentario del profesor. Reemplaza a la libreta anterior. La familia también lo ve en su portal y lo puede guardar en PDF.

1. Trimestre: elija el período (por ejemplo Julio – Septiembre 2026).

2. Ver / imprimir el informe: abre el informe listo para imprimir o guardar en PDF.

3. Comentario del profesor: escriba el comentario del trimestre y toque Guardar comentario.

Así se ve la primera página del informe de desarrollo:

8. Asistencia: tomar lista en cada entrenamiento

El profesor toma lista en cada clase, normalmente desde su celular en la cancha. Tarda menos de un minuto. La asistencia se suma sola a la ficha de cada alumno, al informe de desarrollo y al portal de la familia. Entre por el menú Asistencia, o toque Tomar asistencia en el Resumen (sección 4).

Paso a paso:

1. Arriba: elija el grupo y la fecha (viene la de hoy).

2. Todos presentes: toque este botón para marcar a todos como presentes de una vez. Luego corrija solo a los que faltaron.

3. Al lado de cada alumno toque una letra: P presente (verde), T llegó tarde, J faltó con justificación, A faltó (ausente). Un alumno con 🩹 al lado está lesionado.

4. Profesor de la clase: revise quién dio la clase y deje marcado El profesor dio la clase. Esto cuenta para el pago del profesor (sección 11).

5. Qué se entrenó: el Objetivo y los ejercicios de la clase. Si la clase estaba planificada en Entrenamientos (sección 9), ya vienen cargados; solo corrija lo que cambió. Vea abajo las notas, el esfuerzo y las fotos.

6. Toque Guardar asistencia.

Abajo está el Historial del mes: una tabla con cada alumno y cada día de clase, con su letra y el porcentaje de asistencia del mes. Toque un día para abrir y corregir esa lista.

Nota para cada alumno

Además de la letra, el profesor puede dejar una nota corta a cada alumno. La familia la ve en el diario de entrenamientos de su hijo.

1. Estado de la clase: Planificada (tiene plan, falta la asistencia), Dictada (ya se tomó) o Suspendida. Al guardar la asistencia pasa a Dictada.

2. Botón de la nota: tóquelo al lado del alumno. Se pinta de verde cuando el alumno ya tiene nota.

3. La nota: elija Muy bien, A mejorar o Nota, y escriba el mensaje, por ejemplo “Excelente control con la izquierda”. Si marca Solo para la escuela, la familia no la ve.

Ejercicios, esfuerzo y fotos de la clase

1. Ejercicios: los de la clase. Puede cambiar, quitar o agregar.

2. Duración: los minutos que duró la clase. Suman las horas entrenadas de cada alumno.

3. ¿Qué tan dura fue la clase?: toque un número del 1 (muy suave) al 10 (máximo). Sirve para cuidar la carga del grupo.

4. Fotos ya subidas de esta clase.

5. Subir fotos: puede elegir varias a la vez desde el celular. Deje marcado Los padres pueden ver las fotos si quiere que las vean.

6. Mostrar esta clase a los padres: si la quita, la clase no sale en el diario de las familias.

7. Guardar asistencia.

Las fotos son privadas: solo las ven la escuela y las familias de los alumnos que estuvieron en esa clase. Para borrar una foto use Borrar fotos debajo del botón Guardar.

9. Entrenamientos: planificar cada clase

El profesor prepara sus clases por adelantado con ejercicios de la biblioteca de la escuela. Cuando toma la asistencia, esa clase queda como dictada y los padres ven en su celular qué entrenó su hijo. Entre por el menú Entrenamientos.

1. Pestañas: Planificación (el calendario), Biblioteca de ejercicios y Ciclos de trabajo.

2. Grupo: elija el grupo que va a planificar. El profesor solo ve sus grupos.

3. Mes: con las flechas pasa al mes anterior o al siguiente.

4. Cifras del mes: clases según el horario del grupo, cuántas ya se dictaron, cuántas están planificadas y cuántas no tienen plan todavía (en rojo).

5. Ciclo: el tema de trabajo de esas semanas (vea Ciclos más abajo).

6. Clase dictada (verde): ya se tomó asistencia. Dice cuántos alumnos vinieron.

7. Clase planificada (amarilla): ya tiene plan y todavía no se dicta. Dice cuántos ejercicios y minutos tiene. Los días de entrenamiento sin plan muestran + Planificar. Una clase suspendida sale en rojo tachada.

Debajo del calendario hay dos gráficos: en qué se usó el tiempo del mes (técnico, táctico, físico, juego…) y cuántos alumnos vinieron a cada clase.

Planificar una clase

Toque un día del calendario (una clase planificada o + Planificar).

1. Objetivo de la clase: lo que se quiere lograr, por ejemplo “Pase corto y control orientado”. Es lo primero que ven los padres.

2. Ciclo: se elige solo según la fecha; puede cambiarlo.

3. Duración e intensidad: los minutos de la clase y qué tan fuerte será, de 1 a 10.

4. Ejercicios: en cada fila elija un ejercicio de la biblioteca (o “otro” y escríbalo), la parte de la clase (calentamiento, principal o final), los minutos y una variante si quiere. La X quita la fila.

5. + Agregar ejercicio: agrega otra fila. Al lado ve el total de minutos.

6. Repetir cada semana hasta: si elige una fecha, el mismo plan se copia a ese día de cada semana (sin tocar las clases ya dictadas).

7. Guardar plan. La casilla Los padres ven el plan decide si las familias ven esta clase en su portal.

8. Copiar este plan: marque otros grupos (y otra fecha si quiere) y toque Copiar.

9. Suspender la clase: escriba el motivo (lluvia, feriado, cancha ocupada) y toque Suspender. Una clase suspendida no cuenta para la asistencia ni para el pago del profesor. Se puede Reactivar. Borrar plan quita el plan de ese día.

Cuando llega el día, el botón Tomar asistencia abre la lista del grupo con el plan ya cargado (sección 8).

Biblioteca de ejercicios

La escuela empieza con 17 ejercicios de ejemplo y puede agregar los suyos.

1. Tipo: muestra solo un tipo (calentamiento, técnico, táctico, físico, juego, arqueros o vuelta a la calma). Marque Ver archivados para ver los que ya no usa.

2. + Nuevo ejercicio: abre el formulario de abajo.

3. Tarjeta del ejercicio: minutos, jugadores, edades, cuántas veces se usó, objetivo, cómo se hace y materiales. Si tiene video, sale el botón Video.

4. Editar o Archivar (se oculta de la lista pero no se borra de las clases donde ya se usó).

Llene el Nombre, el Tipo, los Minutos, el Objetivo y Cómo se hace. Si quiere, agregue jugadores, materiales, edades, un enlace de YouTube (debe empezar con https://) y un gráfico o foto del ejercicio. Toque Guardar ejercicio.

Ciclos de trabajo

Un ciclo es un bloque de semanas con un tema, por ejemplo “Pase y control” durante 4 semanas. Sirve para mostrar a los padres que el trabajo tiene un plan.

1. + Nuevo ciclo: escriba el nombre, el grupo (o toda la escuela), desde y hasta, el objetivo y los contenidos de cada semana. Toque Guardar ciclo.

2. En curso / Próximo / Terminado: el estado se pone solo según las fechas. El ciclo en curso tiene el borde verde.

3. Barra de avance: cuánto del ciclo ya pasó y cuántas clases tiene.

10. Pagos: mensualidades, cobros, recibos y tarjeta

Las mensualidades se generan solas cada mes para cada alumno activo, con su valor (general, del grupo o especial), sus descuentos por hermano y becas, y su fecha de vencimiento. Usted solo cobra y el recibo sale solo. Entre por el menú Pagos.

Estado de pagos

1. Pestañas: Estado de pagos (esta pantalla), Comprobantes (transferencias que enviaron las familias), + Cargos a un grupo y Caja del mes. Arriba a la derecha está Cobros con tarjeta.

2. Semáforo: cuántos alumnos están Al día (verde), Por vencer en los próximos 5 días (amarillo) y Vencidos (rojo). Toque un número para ver solo esos alumnos.

En la lista ve cada alumno con su grupo, estado, lo que debe y la próxima fecha de vencimiento. Puede filtrar por grupo.

• Cobrar: abre la pestaña Pagos del alumno (sección 7) para registrar el pago.

• Botón del celular (📲): aparece en los que deben; abre WhatsApp con un recordatorio de pago listo para enviar al representante.

Cómo cobrar y dar el recibo

1. En la lista toque Cobrar al lado del alumno (o abra su ficha, pestaña Pagos).

2. En Pendiente marque lo que va a pagar.

3. Elija la forma de pago: Efectivo, Transferencia, etc.

4. Toque Cobrar y emitir recibo.

5. Sale el recibo numerado, listo para imprimir, guardar en PDF o enviar:

Para imprimir o guardar en PDF toque Imprimir / Guardar PDF y elija la impresora o Guardar como PDF. En el celular: menú ⋮ → Compartir → Imprimir → Guardar como PDF.

Aprobar comprobantes que envían las familias

Cuando una familia paga por transferencia, sube la foto del comprobante desde su celular (sección 20). El número rojo en el menú Pagos avisa que hay comprobantes por revisar.

1. Foto del comprobante: tóquela para verla grande. Al lado está el alumno, el valor, qué está pagando y quién lo envió. Primero revise en su banco que el dinero llegó.

2. Aprobar y emitir recibo: si el dinero llegó, toque este botón. El pago y el recibo se registran solos y la familia lo ve en su portal.

3. Rechazar: si el dinero no llegó o la foto no se ve, toque Rechazar. La familia ve que fue rechazado.

Cargos a un grupo o a todos

Para cobrar algo aparte de la mensualidad a varios alumnos a la vez (uniforme, inscripción a un torneo, viaje, seguro).

1. En A quién elija un grupo o Todos los alumnos activos.

2. Elija el Tipo, escriba la Descripción (por ejemplo "Torneo Copa Verano") y el Valor por alumno.

3. Elija la fecha en que Vence y toque Agregar cargo. Queda en la cuenta de cada alumno.

Caja del mes

Muestra cuánto entró y cuánto salió en el mes.

• Arriba elija el mes. Verá Ingresos, Egresos y el Resultado (ingresos menos egresos).

• Ingresos se separan por concepto (mensualidades, tienda…) y Egresos también (pagos a profesores, gastos…).

• Registrar gasto: para anotar lo que la escuela paga (alquiler de cancha, balones, conos…). Elija el Concepto, escriba la Descripción, el Valor, la Fecha y la Forma de pago, y toque Guardar gasto. Los pagos a profesores se registran solos (sección 11).

Cobros con tarjeta

Las familias pueden pagar con tarjeta de crédito o débito desde su celular. TuVocalía recibe el dinero por medio de Plux, aplica el pago, emite el recibo al instante y le transfiere lo cobrado a la cuenta de la escuela. Entre por Pagos → Cobros con tarjeta.

1. Marque Recibir pagos con tarjeta de mis familias.

2. En ¿Quién paga el costo de la tarjeta? elija Lo asume la escuela (la familia paga el valor exacto y a la escuela le llega el valor menos la comisión) o Se le suma al que paga (por ejemplo, debe $20.00 y paga $21.19; a la escuela le llegan los $20.00 completos).

3. Escriba la Cuenta donde le transferimos lo cobrado (banco, tipo y número de cuenta, titular, cédula o RUC) y toque Guardar.

4. En Reporte de pagos elija las fechas y toque Ver, o descargue el reporte en Excel.

Arriba ve lo cobrado con tarjeta, las comisiones, el neto para la escuela y lo que falta transferirle. Los costos vigentes están escritos en la misma pantalla.

11. Profesores y rol de pago con factura

Aquí se registran los profesores, se ve cuánto se le debe a cada uno en el mes y se imprime su rol de pago. Si el profesor entrega factura, se sube junto al pago. Entre por el menú Profesores.

• Arriba elija el Mes.

• Cada profesor muestra: sus grupos y alumnos, cómo se le paga (por clase dictada, sueldo fijo al mes o por alumno activo), las clases dictadas en el mes (con sus faltas) y lo que se le debe.

• Ver: abre el detalle del profesor para pagarle.

Registrar un profesor nuevo

Toque + Nuevo profesor y llene: Nombre (obligatorio), Cédula, Celular, Correo, Especialidad y Foto. En Cómo se le paga elija por clase dictada, sueldo fijo o por alumno activo, y escriba el Valor. Ponga el Cargo (sale en el rol de pago) y el Aporte personal IESS (%) si corresponde. Toque Guardar profesor.

Para que el profesor entre desde su celular, cree su usuario con perfil Profesor en el menú Usuarios (sección 16).

Pagar al profesor e imprimir el rol de pago

Toque Ver al lado del profesor. Arriba ve sus grupos, los días que dio clase en el mes (se cuenta cada clase en la que se tomó asistencia marcando que el profesor asistió) y cuánto le corresponde.

En Pago del mes llene el formulario:

1. Honorario / sueldo del mes: viene calculado solo según la forma de pago. Puede cambiarlo.

2. Bonos y extras: por ejemplo $10 por el torneo del sábado. Escriba el motivo en Detalle del bono.

3. Aporte IESS: se calcula solo con el porcentaje de los datos del profesor.

4. Anticipos: lo que ya se le adelantó en el mes. También hay Otros descuentos con su detalle (préstamo, multa…). Elija la Forma de pago.

5. Factura del profesor (opcional): si le entregó factura, toque Elegir archivo y suba la foto o el PDF; escriba el N° de factura. También se puede subir después.

6. Neto a recibir: se calcula solo (ingresos menos descuentos).

7. Pagar e imprimir rol de pago: toque y confirme.

Sale el Rol de pago numerado, con ingresos, descuentos, neto a recibir y firmas. Si subió la factura, aparece al final:

Imprímalo para que el profesor firme. El pago queda como egreso en Caja del mes y el profesor lo ve en su celular (sección 19). En la lista de pagos de abajo puede Cambiar la factura, volver a imprimir el Rol de pago o Anular un pago equivocado.

12. Evaluaciones: tests, medidas y ranking

Aquí se organizan las jornadas de evaluación, se registran los tests y las medidas de todo un grupo a la vez, se ven el ranking y los récords de la escuela y se configuran los tests y el semáforo. Lo registrado aparece en la ficha de cada alumno, en su informe de desarrollo y en el portal de la familia. Entre por el menú Evaluaciones.

Jornadas de evaluación

Una jornada es el día (o la semana) en que se toman los tests a todos. Se crea una vez y cada profesor la llena desde su celular en la cancha. Así todos quedan medidos con la misma fecha y se comparan con la jornada anterior.

1. Jornadas de evaluación es la primera pestaña.

2. + Nueva jornada: escriba el nombre, la fecha, marque los tests que se toman y los grupos (si no marca ninguno, son todos). Deje marcado Tomar también peso y talla si quiere medirlos ese día. Puede escribir indicaciones para los profesores. Toque Crear jornada.

3. Cada jornada muestra su estado (Abierta o Cerrada) y cuántos alumnos ya están evaluados.

La planilla en el celular

Al abrir una jornada, cada grupo tiene el botón Abrir planilla. El profesor la llena en la cancha:

1. Contador de alumnos completos y botón Guardar siempre a la vista.

2. Resultado del primer test: al escribirlo aparece al instante si mejoró (verde ▲) o bajó (rojo ▼) y cuánto tenía antes.

3. Resultado del segundo test, igual. Si es la primera vez que hace ese test, dice “primera vez”.

4. Cuando un alumno tiene todos sus tests, su tarjeta se marca en verde.

Lo que escribe se guarda en el celular mientras tanto: si se va la señal o se cierra la página, no se pierde. Al final toque Guardar planilla. Se puede guardar varias veces.

Resultados y aviso a las familias

1. Avance de cada grupo y el botón Resultados.

2. Cerrar jornada y publicar a los padres: al cerrarla, las familias ven los resultados en su portal con un aviso de “nuevo”. Si hay que corregir algo, toque Abrir otra vez para corregir.

3. Resultados: una tabla por grupo con cada alumno y cada test.

4. Semáforo de cada resultado (verde, amarillo o rojo para su edad) y debajo cuánto mejoró o bajó respecto a su evaluación anterior.

1. Qué porcentaje del grupo mejoró en cada test.

2. Mayor mejora del grupo: el alumno que más mejoró en promedio. Gana una insignia.

1. Con la jornada cerrada, abajo sale la lista Avisar a las familias, con cuántas pruebas mejoró cada alumno.

2. Toque WhatsApp en cada uno: se abre el chat con el representante y el mensaje listo para enviar.

Tests del grupo

1. Elija el grupo, el test (por ejemplo Velocidad 30 metros) y la fecha.

2. Debajo del nombre del test se explica cómo se hace y si gana el menor (tiempos) o el mayor (saltos, repeticiones).

3. Escriba el resultado de cada alumno en su casilla (deje vacío el que no hizo el test).

4. Toque Guardar resultados.

Medidas del grupo

Elija el grupo y la Fecha de la medición. Escriba el peso, la talla y la cintura de cada alumno (la columna Última muestra su medida anterior). Toque Guardar medidas. Las demás medidas (cadera, brazo, muslo, % grasa, envergadura) se registran en la ficha de cada alumno.

Ranking

Elija el test y si quiere ver Toda la escuela o un grupo. Sale el ranking por categoría con medallas de oro, plata y bronce. Toque un nombre para abrir la ficha del alumno. Sirve para motivar a los alumnos y para mostrar a los padres.

Tests y habilidades (configuración)

• Tests de rendimiento: la escuela ya trae 8 tests. Puede cambiar el nombre, la Unidad (s, cm, rep, m), si Gana el menor o el mayor, el Tipo (físico o técnico) y Cómo se hace. Toque Guardar en cada uno. Desmarque Activo para dejar de usar uno.

• Nuevo test: escriba el nombre (por ejemplo Agilidad Illinois), la unidad, quién gana, el tipo y cómo se hace; toque + Agregar.

• Habilidades de la evaluación técnica (1 a 5): más abajo están las habilidades que se califican en la pestaña Técnica de cada alumno (control, pase, conducción…). Puede cambiarlas o agregar otras.

Récords

La pestaña Récords muestra la mejor marca de la escuela en cada test: el récord absoluto y el de cada categoría (Sub-N), con el nombre del alumno y la fecha. Se actualiza solo con cada resultado. Quien tiene un récord gana una insignia.

Semáforo por edad

El semáforo de cada resultado sale solo: verde si el alumno está en el tercio de arriba de su categoría en la escuela, amarillo en el medio y rojo abajo (hacen falta al menos 5 alumnos evaluados de esa categoría). Si la escuela prefiere sus propios valores, los escribe aquí y se usan primero. Está al final de la pestaña Tests, habilidades y semáforo.

1. Tabla con los valores de referencia que ya tiene la escuela. La × borra uno.

2. Agregar: elija el test, la edad desde y hasta, el género (o todos), el valor desde el que es amarillo y desde el que es verde, y toque + Agregar. Ejemplo, sprint de 30 m (gana el menor), 10 a 11 años: amarillo desde 5,9 s y verde desde 5,4 s.

13. Club: divisiones formativas

Para clubes y academias cuyas categorías juegan partidos. Aparece en el menú como Club solo si se activó en Parámetros (sección 5). Lo usan la dirección, los profesores y el cuerpo técnico (preparador físico, psicólogo, nutricionista, médico), cada uno con su usuario (sección 16).

Partidos y minutos

1. Pestañas: Partidos y minutos, Maduración, Valoraciones, Cuerpo técnico, Colegio y Enfermería.

2. Categoría: elija un grupo o todas.

3. Cifras: partidos jugados, ganados-empatados-perdidos, goles a favor y en contra, y partidos por jugar.

4. Minutos jugados por cada jugador: en formativas todos deben jugar. La línea es el promedio del grupo; en rojo o amarillo los que necesitan más minutos.

5. + Nuevo partido: categoría, rival, fecha, hora, competencia, local o visitante, cancha y duración. Al guardarlo quedan convocados todos los del grupo.

6. Lista de partidos con el resultado. Registrar abre la ficha del partido. Más abajo están los goleadores y asistidores.

Ficha del partido

1. Resultado: goles nuestros y del rival.

2. Columnas: minutos, goles, asistencias, tarjetas, nota del 1 al 10 y comentario.

3. Casillas: la primera = convocado; T = titular.

4. Minutos que jugó cada uno.

5. Nota del partido (1 a 10).

6. Guardar partido. Debajo puede escribir el informe del partido (solo lo ve el cuerpo técnico).

7. Todos los convocados jugaron completo: llena los minutos de todos de una vez; luego corrija a los que salieron o entraron.

Maduración

Dos chicos de la misma edad pueden estar hasta 4 años distintos en su desarrollo. Esta pestaña estima cuánto le falta a cada uno para su estirón (pico de crecimiento): ayuda a no descartar a los que maduran tarde y a cuidar la carga de los que están creciendo rápido. Necesita la talla, la talla sentado y el peso de cada jugador (se toman en las jornadas o en Medidas).

Arriba cuenta cuántos están antes del estirón, en el pico (cuidar la carga) y después. El gráfico ordena a los jugadores por años respecto al pico, y la tabla muestra la edad del pico y cuántos cm crece por año (en amarillo si crece 7 cm o más al año). Es una estimación orientativa, no un diagnóstico médico.

Valoraciones, cuerpo técnico y colegio

• Valoraciones: la última valoración de cada jugador con su potencial (A proyección alta, B en desarrollo, C seguir observando) y la recomendación (promover, mantener, refuerzo, observar). Se registran en la ficha del jugador → pestaña Club (sección 7).

• Cuerpo técnico: todas las notas de las áreas, con filtro por área. Las confidenciales solo las ven la dirección y su propia área.

• Colegio: el último periodo de cada jugador con su promedio (verde desde 8, amarillo desde 7, rojo menos), asistencia, conducta y materias bajas. Arriba cuenta cuántos están bajo 7 y necesitan apoyo.

Enfermería

Muestra los lesionados de hoy con su fase y la fecha de regreso, cuántas lesiones y días de baja hubo en 12 meses y las zonas del cuerpo más lesionadas. Toque el nombre para ir a su ficha y anotar el avance (sección 7, Salud y lesiones).

14. Tienda: uniformes y artículos

Para vender uniformes, balones, canilleras y otros artículos, y controlar cuántos quedan. Entre por el menú Tienda.

• Lista de productos: nombre, talla, precio y Stock (cuántos quedan). Cuando quedan pocos, el número sale en rojo. Editar cambia el precio o suma stock cuando llega mercadería.

• Nuevo producto: escriba el nombre, la talla, el precio y el stock inicial; toque + Agregar.

• Vender: elija el Producto, la Cantidad, el Precio (vacío = el del producto) y el Alumno (o "venta suelta"). En Cómo paga elija Paga ahora (entra a la caja con su forma de pago) o cargarlo a la cuenta del alumno para cobrar después. Toque Registrar venta. El stock baja solo.

• Últimas ventas: las ventas recientes. Anular deshace una venta equivocada y devuelve el stock.

15. Carnets de los alumnos con QR

Cada alumno tiene un carnet con código QR. Al escanearlo con cualquier celular se ve su foto y si está activo en la escuela. Sirve para torneos, para entrar a las instalaciones y en emergencias (trae tipo de sangre y teléfono de emergencia).

Para imprimir: menú Alumnos → Carnets, o en Grupos y horarios el botón Carnets de cada grupo, o en la ficha del alumno el botón Carnet.

• Cada carnet trae el nombre de la escuela, foto, nombre, categoría y grupo, cédula, fecha de nacimiento, tipo de sangre, teléfono de emergencia, año y el código QR.

• Toque Imprimir / Guardar PDF, imprima en hoja A4 sin márgenes y recorte. Puede plastificarlos o llevar el PDF a una imprenta de carnets PVC.

• Si un alumno pierde el carnet: en su ficha toque Anular carnet QR e imprima uno nuevo. El anterior deja de funcionar.

• La familia también ve el carnet digital en su celular (sección 20).

16. Usuarios y bitácora

Usuarios

Cree un usuario para cada persona que trabaja en la escuela. Cada perfil ve solo sus menús. Entre por el menú Usuarios.

1. En Nuevo usuario escriba el Nombre y el Correo (será su usuario).

2. La Contraseña viene sugerida (mínimo 8 caracteres). Anótela para entregársela.

3. Elija el Perfil y toque Crear usuario.

En la lista, Cambiar clave le pone una contraseña nueva, Desactivar le quita el acceso sin borrarlo y Eliminar lo borra.

Perfil Asistente: usted elige qué puede hacer

Para una persona que le ayuda con algunas tareas (por ejemplo, inscribir alumnos y tomar asistencia, pero sin ver los pagos), cree un Asistente. Queda debajo del Administrador y usted decide, sección por sección, si No ve, Solo ve o Ve y cambia.

1. En Nuevo usuario, escriba el nombre, el correo y la contraseña, y en Perfil elija Asistente.

2. En la tabla ¿Qué puede hacer este asistente? marque, para cada sección (Alumnos y grupos, Asistencia y entrenamientos, Evaluaciones, Pagos y contabilidad, Profesores, Tienda, Club, Bitácora y Parámetros), No ve, Solo ve o Ve y cambia.

3. Marque la casilla de autorización de datos y toque Crear usuario.

Para cambiar sus permisos después, toque ⚙ Permisos junto al asistente, cambie las opciones y toque Guardar permisos. El asistente nunca puede crear ni cambiar usuarios, y cada cambio de permisos queda en la Bitácora.

Bitácora

Todo cambio queda registrado solo: quién lo hizo, desde dónde, cuándo y qué tenía antes y después. No se puede borrar ni modificar. Sirve para aclarar dudas (por ejemplo, quién anuló un pago). Entre por el menú Bitácora.

Use los filtros (fechas, usuario, qué, acción, texto) y toque Filtrar. El valor anterior sale en rojo tachado y el nuevo en verde. Descargar en Excel baja el registro.

17. Mi plan: ver, renovar y combo con liga

Aquí ve qué plan tiene la escuela, hasta cuándo está activo y qué incluye. También puede renovarlo o cambiar de plan. Entre por el menú Mi plan.

• Su plan: nombre, fecha hasta la que está activo y cuántos días faltan, y cuántos alumnos tiene.

• Módulos: lo que incluye su plan (✅).

• Combo liga + escuela: si además tiene una liga o campeonato, maneja los dos con el mismo usuario y paga 30% menos en cada plan. Pídalo por WhatsApp con el enlace de esa caja.

• Renovar o cambiar de plan: elija el período en la lista (mensual, 6 meses o 1 año) y toque Pagar con tarjeta, o pague por transferencia y envíe el comprobante por WhatsApp.

Pagando 6 meses se regala 1 mes; pagando 1 año se regalan 2 meses. Los precios vigentes son siempre los que muestra esta pantalla.

* El dominio gratis se da al pagar el plan por 1 año. El dominio es propiedad de tupass.com; la escuela lo usa mientras mantenga su plan al día.

Aviso de vencimiento: 5 días antes de que venza, el panel muestra un aviso grande con el valor y los datos para pagar, y el contacto de la cuenta recibe un correo (5 días antes, 1 día antes, el día del vencimiento y el día después). Si una cuenta pagada vence, tiene unos días de gracia; después el panel queda en modo solo lectura (se puede ver todo, pero no cambiar nada) hasta renovar. La demo no tiene días de gracia: el día que termina, el panel pasa a solo lectura y se ofrece contratar. En ningún caso se pierden los datos.

Contratar o renovar por transferencia (sin salir del sistema)

1. En Mi plan de la escuela, baje hasta Contratar mi plan (o Renovar o cambiar de plan) por transferencia y elija el plan y el tiempo (mensual, semestral con 1 mes gratis o anual con 2 meses gratis).

2. Haga la transferencia por el valor que indica la lista, a la cuenta que aparece en pantalla.

3. Suba la foto o captura del comprobante, escriba una nota si quiere (número de transferencia, RUC para la factura) y toque Enviar comprobante.

4. Lo revisamos y, normalmente el mismo día, su cuenta queda activa: le avisamos por correo y por Telegram. Si algo no coincide, recibe el motivo y puede volver a enviarlo. En la misma pantalla ve el estado de cada comprobante (Por revisar, Aprobada o Rechazada) y, más abajo, sus pagos.

Si está en demo, al contratar sigue exactamente donde se quedó, con todo lo que ya cargó. Si prefiere, también puede escribirnos por WhatsApp y enviar el comprobante por ahí.

18. Página pública e inscripción en línea

La escuela tiene su propia página en internet, que cualquiera puede ver sin usuario. Muestra los grupos y horarios y permite que los padres inscriban a sus hijos desde el celular. Para abrirla toque ver página pública en la barra azul del panel. Comparta la dirección por WhatsApp y redes sociales.

• Inscribir a mi hijo/a: lleva al formulario de inscripción (abajo).

• WhatsApp: abre un chat con la escuela. Portal de padres: la entrada de las familias (sección 20).

• Grupos y horarios: separados por sede, con categoría, días, hora, cancha y profesor. Se actualizan solos cuando cambia un grupo.

Cómo se inscribe una familia por internet

1. Arriba sale el texto que usted escribió en Parámetros (requisitos, horarios, valores).

2. La familia llena los datos del alumno (nombres, apellidos, cédula, fecha de nacimiento, género, grupo que prefiere, colegio y foto), del representante (nombre, cédula, parentesco, celular, correo, dirección) y de salud (tipo de sangre, alergias, condiciones, teléfono de emergencia).

3. Marca las autorizaciones (foto y protección de datos) y toca Enviar inscripción.

Aprobar la inscripción

La solicitud llega a Alumnos → Por aprobar. Revise los datos, corrija el grupo si hace falta y apruebe. Al aprobar se le cobra la matrícula (si está configurada) y el alumno pasa a Activos. Luego genere el acceso de la familia (sección 7, número 4).

Para abrir o cerrar las inscripciones use Parámetros → Inscripción en línea (sección 5).

19. Portal del profesor

El profesor entra con su correo y contraseña (sección 3). Solo ve lo que necesita: sus grupos, la asistencia, las evaluaciones y su propio rol de pago. No ve los pagos de los alumnos.

• Menú del profesor: Resumen, Alumnos, Grupos y horarios, Asistencia, Entrenamientos, Evaluaciones, Club (si está activo), Mi rol de pago y Mi cuenta.

• Hoy entrenan: sus grupos de hoy con el botón Tomar asistencia (sección 8).

• Entrenamientos: planifica las clases de sus grupos, arma el plan con ejercicios de la biblioteca y ve su calendario del mes (sección 9). Solo ve y cambia sus grupos.

• Jornadas de tests: cuando hay una jornada abierta para su grupo, toca Abrir planilla y anota los resultados desde el celular, alumno por alumno (sección 12).

• Partidos: si la escuela activó el club, registra convocatorias, minutos y goles de sus categorías (sección 13).

• Lesionados: los alumnos que no deben entrenar, con la zona y los días de baja.

Mi rol de pago

1. Cifras del mes: clases dictadas, alumnos en sus grupos, lo que le corresponde, lo que falta cobrar y lo recibido en el año. Debajo ve cómo se le paga, los días que dio clase y sus grupos.

2. Mis roles de pago: cada pago recibido con ingresos, descuentos y neto.

3. Ver rol: abre el rol de pago para imprimirlo o guardarlo en PDF.

4. Factura: si el profesor factura sus servicios, sube aquí la foto o el PDF de la factura de cada mes (🧾). La escuela la ve adjunta al rol de pago.

20. Portal de la familia en el celular

Los padres ven en su celular qué entrenó cada día (con la nota del profesor y fotos), la asistencia, los pagos, los gráficos de desarrollo, las metas, los partidos, el informe y el carnet de todos sus hijos, pagan con tarjeta o envían la foto de la transferencia. Esto reduce las llamadas y los mensajes a la escuela.

Cómo recibe su acceso la familia (la primera vez)

1. La escuela abre la ficha del alumno y toca Generar acceso para el representante (sección 7).

2. Toca Enviar por WhatsApp: al representante le llega un enlace con un código de un solo uso.

3. El representante abre el enlace, crea una clave de 4 a 6 números, la repite y toca Crear mi clave.

4. Desde entonces entra siempre con su cédula y esa clave.

Ingresar

1. Su cédula (representante): la cédula registrada en la ficha del alumno.

2. Clave: la que creó la primera vez. Toque Entrar.

Si la olvidó, pida a la escuela que genere un nuevo acceso.

Lo que ve la familia

Al entrar, la familia ve una tarjeta por cada hijo con sus botones y lo último que pasó en clase:

1. Entrenamientos: el diario de clases de su hijo.

2. Desarrollo: medidas, tests, técnica, metas y el informe.

3. Partidos: convocatorias, minutos y goles (solo si la escuela activó el club).

4. 🆕 Aviso: hay resultados nuevos de tests para ver.

5. Insignias: los logros que su hijo va ganando (asistencia, récords, metas cumplidas).

6. Última clase: qué se trabajó en la última clase y la nota del profesor.

• Pagar con tarjeta: marque lo que va a pagar y toque Pagar con tarjeta. El pago se aplica solo y el recibo sale al instante. (Aparece si la escuela activó los cobros con tarjeta, sección 10.)

• Cada hijo: foto, categoría, grupo y horario, asistencia de los últimos 90 días y estado de pagos. Botones Entrenamientos, Desarrollo, Partidos (si hay club), Informe y Carnet digital.

• Pagos: lo que debe cada hijo, con vencimiento, y los Datos para pagar (cuenta bancaria de la escuela). Abajo, los Recibos ya emitidos para descargar.

• Medidas, tests y evaluación técnica: con gráficos de cómo avanza su hijo.

Entrenamientos de cada hijo

Toque Entrenamientos en la tarjeta de su hijo. Verá su diario de clases:

1. Pestañas: cambie entre clases pasadas y próximas.

2. Próximas clases: fecha, hora y lugar de lo que viene.

3. Ejercicios: lo que se trabajó en cada clase.

4. Nota del profe: el comentario que el profesor dejó sobre su hijo en esa clase (solo lo ve usted).

5. Fotos: las fotos de la clase. Son privadas: solo las ven las familias del grupo.

Desarrollo

Toque Desarrollo para ver cómo avanza su hijo: estatura y peso, resultados de tests con su color (verde, amarillo, rojo), evaluación técnica, metas y el botón para descargar el Informe completo para imprimir o guardar en PDF.

Partidos

Si la escuela activó el club (sección 13), toque Partidos para ver las convocatorias de su hijo, los resultados, los minutos que jugó y sus goles.

Enviar el comprobante de una transferencia

1. Debajo del pago pendiente toque Elegir archivo ("Choose File"), elija la foto del comprobante (o tómela en ese momento) y toque Enviar comprobante. La escuela lo revisa en Pagos → Comprobantes y, al aprobarlo, se emite el recibo.

El carnet al escanearlo

Cualquier persona que escanee el QR del carnet ve esta pantalla:

• ALUMNO ACTIVO en verde (si fue retirado, lo dice en rojo).

• Foto, nombre, escuela, categoría y grupo; la cédula solo con los últimos 4 números.

• Tipo de sangre y teléfono de emergencia (se puede tocar para llamar).

• La hora que corre abajo demuestra que no es una captura de pantalla vieja.

21. Escuela multideporte

Una misma escuela puede enseñar varios deportes: fútbol, indor, básquet, vóley, ecuavóley, natación, atletismo, tenis, pádel, tenis de mesa, artes marciales, boxeo, bolos, ciclismo y más. Cada grupo tiene su propio deporte, y eso define sus tests físicos, sus habilidades técnicas, su biblioteca de ejercicios y lo que se registra en Competencias.

El deporte de cada grupo

En Grupos y horarios cada tarjeta muestra el deporte del grupo junto a su nombre.

Para elegirlo, toque Editar en el grupo (o + Nuevo grupo):

1. En Deporte elija el deporte del grupo.

2. Llene categoría, sede, profesor, días, horario y Lugar (cancha, coliseo, piscina, ring…).

3. Toque Guardar grupo. Si es un deporte nuevo para la escuela, el sistema carga solo sus tests, habilidades y ejercicios de fábrica.

Competencias

Los deportes individuales tienen su página 🥇 Competencias en el menú (solo aparece si la escuela tiene grupos de esos deportes). Arriba elija el grupo o Todos los grupos.

Combates y partidos (boxeo, artes marciales, tenis): registre cada combate o partido de un alumno contra un rival de afuera.

1. Elija el Alumno, la Fecha, el Evento y el Lugar.

2. Escriba el Rival y su club.

3. Elija el Resultado (ganó, perdió, empató) y escriba el Método (puntos, KO, ippon, sets…), los Rounds (boxeo) o el Marcador (tenis).

4. Si hubo pesaje, escriba la Categoría de peso y el Peso: se compara con su última medición.

5. Toque Guardar. A la izquierda se actualiza el Récord (ganados, perdidos, empatados) de cada alumno.

Cinturones (artes marciales): registre cada examen de grado.

Elija el Alumno, la Fecha del examen, el Grado (o escríbalo en …u otro grado) y el Examinador, y toque Guardar grado. A la izquierda queda el Grado actual de cada alumno y abajo el Historial de exámenes.

Pruebas y medallas (natación, atletismo): registre la marca de cada prueba.

1. Elija el Alumno, la Fecha y el Evento.

2. Escriba la Prueba (ej.: 50 m libre) y la Marca: tiempo como 1:05.30 o distancia en metros como 4.85. En Es indique si gana el menor (tiempo), el mayor (distancia) o el mayor Puntaje (por ejemplo, los pinos de una serie de bolos).

3. Si quedó 1.°, 2.° o 3.°, escriba el Puesto: la medalla se cuenta sola.

4. Toque Guardar marca. Se actualizan el Medallero y las Mejores marcas por prueba y categoría.

Los combates, cinturones y marcas también salen en la ficha del alumno y en el portal de la familia.

22. Protección de datos personales (LOPDP)

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador exige pedir permiso para usar los datos de cada persona, poder demostrarlo y atender sus pedidos. En una escuela casi todos los alumnos son menores de edad, así que quien autoriza es su padre, madre o representante. TuVocalía pide la autorización en cada formulario y guarda la prueba sola.

Las casillas de autorización

Al inscribir un alumno en el panel, marque que tiene la autorización del representante (pídala firmada en la ficha de inscripción de la escuela):

En la inscripción en línea, el propio representante marca la casilla antes de enviar:

Las casillas también están al registrar profesores y usuarios, y al pagar con tarjeta. Todas dicen que los datos se guardan en servidores fuera del Ecuador (OVHcloud en Canadá, con la protección de Cloudflare).

Atender los pedidos de las familias

Cualquier persona puede pedir ver, corregir o borrar sus datos (o los de su hijo) desde el enlace Mis datos del pie de la página de la escuela:

El pedido llega a Configuración → 🔒 Protección de datos, con un número rojo y un aviso. Tiene 15 días para responder.

1. Lea el pedido. En Dónde están sus datos toque el nombre del alumno para abrir su ficha.

2. Haga lo que pide: corregir datos, borrar la foto, darle una copia o retirar al alumno.

3. Contéstele con los botones WhatsApp o Correo.

4. Cambie el Estado a Respondida (o No procede), escriba qué se hizo y toque Guardar. Queda como prueba.

En la pestaña Autorizaciones está la prueba de cada permiso (fecha, hora, quién autorizó, texto aceptado y versión de la política), con filtro y descarga en Excel. El enlace Privacidad del pie abre la política de la escuela, con la escuela como responsable de los datos.

23. Ayuda, soporte y novedades

En cualquier pantalla del panel hay un botón verde ❓ Ayuda abajo a la derecha. Desde ahí tiene todo el apoyo sin salir del sistema.

1. Ayuda de esta pantalla: abre este manual justo en la parte que explica lo que está viendo.

2. Pedir ayuda a soporte: abre un ticket. Nos llega al instante y le respondemos dentro del mismo sistema.

3. Pedir una funcionalidad: cuéntenos qué le gustaría que haga el sistema.

4. Novedades: lo nuevo de cada versión. El número rojo indica cuántas novedades o respuestas no ha visto.

5. El punto rojo del botón le avisa que tiene algo nuevo.

Abrir un ticket de soporte

1. Elija sobre qué es: algo no funciona, una pregunta, pagos o plan, u otro tema.

2. Elija la prioridad. Use “Urgente” solo si no puede trabajar.

3. Escriba un asunto corto (ej: «No me deja imprimir los carnets»).

4. Cuente qué pasa: qué estaba haciendo, qué esperaba y qué pasó.

5. Si puede, adjunte una captura de pantalla: ayuda mucho.

6. Toque Enviar a soporte.

La respuesta aparece en Mi cuenta → Ayuda y soporte y, si conectó su Telegram, también le llega al celular. Puede seguir escribiendo en el mismo ticket y, cuando todo esté bien, tocar ✅ Ya está resuelto.

Pedir una funcionalidad nueva

1. Póngale un nombre corto.

2. Explique qué quiere que haga el sistema, paso a paso si puede.

3. Diga para qué le sirve o qué problema le resuelve.

4. Marque qué tan importante es para usted.

5. Toque Enviar mi pedido.

Mientras más detalle nos dé (quiénes lo usarían, en qué pantalla iría, cómo lo hace hoy), más rápido lo podemos evaluar.

Novedades

Cada vez que salga una versión nueva verá un aviso en el Resumen y el número en el botón Ayuda. Toque Ver novedades para leer lo nuevo.

24. Subir datos desde Excel y descargar mis datos

Si ya tiene sus datos en Excel, súbalos todos de una vez. Está en Configuración → Subir datos desde Excel.

1. Descargar todas las plantillas (.zip): baja de una vez todas las plantillas de Excel.

2. Cada tipo de dato tiene su tarjeta: sedes, profesores, grupos y alumnos. Súbalos en ese orden: cada uno usa lo anterior (el grupo usa la sede y el profesor; el alumno usa el grupo).

3. Descargar mis datos: un Excel con toda la información de su cuenta.

Cómo subir un archivo

1. Toque Descargar plantilla de Excel. Trae los títulos listos, dos filas de ejemplo (bórrelas) y una hoja «Instrucciones» que explica cada columna.

2. Llene un registro por fila y guarde el archivo. También puede subir un archivo CSV.

3. Toque Revisar el archivo. Todavía no se guarda nada: verá la lista con un ✓ en las filas correctas, ✗ con el motivo en las que tienen error y ↷ en las que ya existen (no se repiten).

4. Marque la casilla de autorización de datos personales y toque Guardar. Solo se guardan las filas correctas.

Para los alumnos: si deja vacía la columna Grupo, el sistema lo pone en el grupo que le toca por su año de nacimiento. Si es menor de 18, el representante (nombre, cédula y teléfono) es obligatorio. Las mensualidades se generan solas.

Descargar todos mis datos

Un archivo de Excel con una hoja por tema (sedes, profesores, grupos, alumnos, cobros y asistencia). Tiene datos personales: guárdelo en un lugar seguro. Cada descarga queda registrada en la bitácora.

25. Videos del alumno

Suba un video corto (máximo 2 minutos) para un alumno: su técnica, su mejora, un momento del entrenamiento. Le llega a su portal para verlo y descargarlo. Se borra solo a los 10 días.

1. Elija el alumno.

2. Escriba un título (y un mensaje si quiere).

3. Elija el video del celular (MP4 o MOV). Si dura más de 2 minutos, el sistema le avisa antes de subirlo.

4. Toque Subir video y espere la barra hasta el 100%.

También hay un botón 🎬 Subir video en la ficha de cada alumno. En la lista de videos tiene 💬 Avisar para mandar el aviso por WhatsApp a los padres.

En el portal de los padres aparece 🎬 Tiene un video nuevo, con el botón ⬇ Descargar y la fecha en que se borra.

26. Indicadores, Recomiende y gane, idioma y federación

📈 Indicadores

En Configuración → Indicadores ve cómo va su escuela mes a mes: alumnos activos, ingresos, mensualidades cobradas, deuda vencida, asistencia, ocupación de cada grupo y alumnos nuevos y retirados.

🤝 Recomiende y gane

En Configuración → Recomiende y gane tiene su enlace personal. Compártalo con otras ligas, escuelas o federaciones: cuando contraten, usted gana meses gratis en su plan. Ahí mismo ve a quiénes recomendó y cuántos meses ha ganado.

🌐 Idiomas

Con el botón 🌐 de la barra de arriba, cada persona puede ver el sistema en español, inglés, francés, portugués o italiano. En Parámetros → Idioma de la página pública elige con qué idioma se abre su página para el público.

Este manual también está en los cinco idiomas: en tuvocalia.com/manual toque el botón 🌐 y elija el idioma. El PDF se descarga en el idioma elegido.

🏛 Afiliarse a una federación

Si su escuela pertenece a una federación que también usa TuVocalía, escriba en Parámetros → Federación el código que le dio la federación (empieza con FED-) y toque Pedir afiliación. Cuando la federación lo apruebe, sus torneos siguen siendo solo suyos, pero la federación ve sus números y puede poner sanciones federativas.

27. Taekwondo, karate y judo: cinturones, poomsae y exámenes de grado

Si su escuela enseña taekwondo, karate o judo, el sistema trae todo lo que necesita un dojang o dojo: su lista de cinturones, el poomsae o kata de cada cinturón, los exámenes de grado con cobro y los certificados con código QR. Está en Alumnos → 🥋 Exámenes de grado.

⚙ Paso 1: revise su lista de cinturones

La primera vez el sistema carga la lista de fábrica. En taekwondo es el sistema kup/dan con puntas: 10.º Kup Blanco, 9.º Kup Blanco punta amarilla, 8.º Kup Amarillo… hasta 1.er Kup Rojo punta negra y luego los Dan negros, cada uno con su poomsae (Taegeuk Il Jang, Ee Jang… Koryo, Keumgang). En karate trae los kyu con los katas Heian, Tekki, Bassai y Kanku; en judo, los kyu y dan.

1. Entre a la pestaña ⚙ Cinturones y poomsaes.

2. Cambie lo que su escuela haga distinto: el grado, el nombre, el color, la punta (el segundo color) y el poomsae de cada cinturón. Desmarque Activo en los que no usa.

3. Para agregar un cinturón, use las filas vacías del final. El número de Orden decide cuál es el «próximo cinturón» de cada alumno.

4. Toque 💾 Guardar cinturones. Si se equivoca, el botón ↺ Volver a la lista de fábrica la deja como venía (los grados ya registrados de los alumnos no se borran).

📖 Paso 2: el poomsae de cada alumno

En la pestaña 📖 Poomsaes de los alumnos ve a cada alumno con su cinturón, el próximo y el poomsae que debe presentar para subir. Toque 📖 Aprendiendo cuando lo empiece y ✅ La domina cuando ya lo sepa. Los padres lo ven en su portal y así saben qué practicar en casa.

📝 Paso 3: crear el examen de grado

1. En la pestaña 📝 Exámenes, llene + Nuevo examen de grado: fecha, hora, lugar, examinador (ej: Sabonim Carlos Andrade, 4.º Dan) y el derecho a examen en dólares (déjelo en 0 si no cobra).

2. Toque Crear examen. Se abre el examen para inscribir a los alumnos.

✅ Paso 4: inscribir, cobrar y poner resultados

1. Abra + Inscribir alumnos. Cada alumno ya viene con su próximo cinturón marcado (puede cambiarlo si salta un grado). Marque a los que rinden y toque Inscribir a los marcados.

2. Toque 💵 Cargar derecho a examen: a cada inscrito se le crea el cobro, que aparece en Pagos y en el portal de los padres para que paguen como una mensualidad. No se duplica si lo toca otra vez.

3. El día del examen imprima el 🖨 Acta del examen (la lista con espacio para firmas).

4. Después del examen, ponga a cada uno la nota, marque si domina el poomsae, elija el resultado (✅ Aprobado, ✗ No aprobó o — No se presentó) y toque 💾 Guardar resultados.

5. Toque 🥋 Cerrar examen y entregar cinturones. A los aprobados se les registra el cinturón nuevo: sale en su ficha, en el carnet y en el portal de los padres.

Si se equivocó en un resultado, toque Abrir de nuevo para corregir, cámbielo y vuelva a cerrar: el sistema quita o pone el cinturón solo.

🏅 Paso 5: certificados con código QR

Con el examen cerrado aparece el botón 🏅 Certificados de los aprobados: una hoja horizontal por alumno, con el logo de la escuela, su nombre, el cinturón con sus colores, la fecha, el examinador y un código QR. Toque Imprimir / Guardar PDF. También puede imprimir el de un solo alumno con el botón 🏅 Certificado de su fila.

Cualquier persona que escanee el QR ve en el celular ✓ CERTIFICADO VÁLIDO con los datos reales de la escuela. Si el certificado fue alterado o anulado, dice ✗ NO VÁLIDO. También se puede verificar escribiendo el código en tuvocalia.com/certificado.php.

🥊 Combates y categorías de peso

En Alumnos → Competencias registre los combates (kyorugi o kumite) de sus alumnos. La lista de categorías de peso ya trae las oficiales: World Taekwondo por edad (infantil, cadete 12-14, junior 15-17 y adulto), WKF para karate e IJF para judo. Al elegir el alumno, el sistema sugiere su categoría con su último peso medido. En la pestaña 🥋 Cinturones puede registrar un grado que el alumno ya tenía o que rindió en otra escuela.

28. Módulos deportivos: los deportes de su escuela

Su escuela tiene uno o varios módulos deportivos (⚽ Fútbol, 🏀 Básquet, 🏐 Vóley, 🏐 Ecuavóley, 🚴 Ciclismo, 🥊 Deportes de combate, 🎾 Raqueta, 🏊 Natación, 🏃 Atletismo, 🎳 Bolos). En Grupos y horarios solo puede elegir deportes de sus módulos. Para agregar uno (por ejemplo, una escuela de fútbol que abre natación), márquelo en ⭐ Mi plan → Contratar o renovar: el plan incluye un deporte y cada deporte adicional suma su precio con descuento. Todo queda en la misma escuela. Cada deporte pide sus propios datos y documentos en la ficha del alumno (por ejemplo, en combate el peso, el grado y el certificado médico); la lista de quién debe algo está en 📋 Requisitos y documentos.

29. Preguntas frecuentes y problemas comunes

¿Necesita ayuda? Escriba a QF Producciones por WhatsApp, indicando el nombre de su escuela y, si puede, una captura de pantalla del problema.